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提高效率关注五要素
发表于:2012-11-19 09:37:36    人脉投资网    点击:3792    字号: T | T

众所周知,从目标到达成果这一过程所用的时间越短,就意味着效率越高。那些不幸陷入穷忙境地的人们,正是因为单纯地强调缩短时间,却将目标和成果抛掷脑后;他们付出了时间和精力却一无所获,他们的努力付诸东流这就是人们忙碌却没有效率的本质原因。

真正的效率定义应该是:效率是在有限的时间内,以目标为起点,以成果为终点,成果与时间之比。效率与成果是正比关系,与时间是反比关系。在时间不变的情况下,成果越多,效率就越高。为了进一步揭示效率的奥秘,我们继续深入探究效率的五个要素。

要素1:方向

“南辕北辙”的寓言妇孺皆知,它告诉我们,方向错了就到不了终点,虽说地球是圆的,可是,绕地球走上一大圈,即使最后如愿抵达终点,恐怕早越过了有效期,行动已经毫无意义。

福特汽车公司的衰落,正是由于掌舵人对企业战略方向的掌控严重错误,方向错了,付出再多的努力也难以抵达成果。

很多人行动之前,没有分析行动的必要性,做出许多对成果的达成不起任何作用的事情,因为没有认清方向而错走许多弯路。德鲁克告诫我们:“做正确的事”比“正确地做事”更重要。只有做正确的事情,才不至于出现付出时间和精力却注定毫无成效的悲哀。

要素2:持续性

菲菲是我(潘竞贤,青年管理学者。江苏群峰教育集团高级管理顾问)的大学同窗,她在大学二年级的时候就一次性过了英语四级和六级,大学四年级的时候,竟然考取了英语同声翻译的证书,她的口语水平达到了与外教交流毫无障碍的程度,这样的成绩,即使在英语专业的学生看来,也相当了不起。

她是如何做到的呢?在一次经验分享会上,她讲述了自己学英语的秘诀:“从小学五年级开始学英语的那一天起,我就每天坚持听原声磁带,朗读英语文章,一年365天,没有一天间断过。”

马拉松长跑运动是很多人热衷的赛事。抵达终点的选手,不论名次如何,都会赢得观者的掌声,因为他们坚持不懈的精神值得人们尊敬和学习。

“龟兔赛跑”的故事小时候你一定听过,要说速度,兔子可比乌龟强上千倍,可是兔子中途睡了一觉,没有坚持跑完赛程,乌龟虽慢,却因为坚持而赢得胜利。

任何事情都不可能一蹴而就,前进的道路上必将遭遇艰难困苦,只有坚持不懈才能走完全程,摘得胜利的果实。

我自己就深知坚持的必要。为了在既定时间内完成书稿的创作,我必须每天坚持完成预定的字数,即使某一天被计划之外的事情耽搁,晚上减少睡眠时间,也要将字数补上。事实上,只要每天坚持写一页,坚持一年,就可以写成一本365页的大部头书。

要素3:有效性

在没有从事咨询管理工作之前,我连效率的概念都没有接触过,更不可能思索和追求高效率的工作方法。后来,我从事咨询工作,慢慢学会了先进的工作方法,开始使用高效率的辅助工具。

我这才意识到有效工作的必要性和重要性,并且打心底里庆幸自己从事的这份工作,不然的话,可能自己如今仍浑浑噩噩地在穷忙中度日呢!

所谓有效性就是“正确地做事”。上天分配给每个人同样的时间,可是,每个人利用时间的方式不同,生产的成果也迥然各异。工作方法得当、巧妙的人,成效斐然;而方法不适宜的人,成果寥寥。

当绝大多数人亦步亦趋走在前进的道路上,有人却发现一条捷径,大大缩短了目标和成果的距离。因此,有效的工作方法是影响效率的重要因素。

要素4:速度

如果方向正确、方法得当,那么,速度就成为决定效率高低的关键因素。在通往成果的道路上,有人慢步而行,有人一路狂奔,有人费力挤上公交车,有人却坐上凯迪拉克绝尘而去。不管用何种方式,谁最先抵达终点,谁就是效率冠军。

要素5:时间

从目标抵达成果,必须投入多种资源,具体而言,有“金钱”、“劳动”、“物资”、“时间”等。其中,时间是最稀有,而且是不可替代的资源。德鲁克在他的著作《卓有成效的管理者》中写道:

“有效的管理者知道,时间是一项限制因素,而在生产程序中,最稀有的资源,也是时间。我们可以雇到人才,只有时间,是我们租不到、借不到,也买不到,更不能以其它手段来获得的。时间的供给,丝毫没有弹性。不管时间的需求有多大,供给绝不可能增加。”

“而且,时间稍纵即逝,根本无法贮存。时间也完全没有代替品。在一定范围内,某一资源缺少,可以另觅一种资源替代,但没有任何东西可以替代已经失去的时间。而我们做任何事情都少不了时间,时间是必须具备的一个条件。”

任何目标都有时间限制。没有截止日期的目标是一张不能兑现的支票。例如:我想拥有一套房子。你可能用十年来实现这个目标,也可能是三十年,还可能是一辈子,因为你根本没有设定截止时间。

对于时间限制严格的目标,一旦越过“最后期限”,行动将变得毫无意义。当你气喘吁吁来到机场,却错过了登机时间,即使有千万条理由,凌空而去的飞机也不可能停下来等你。

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